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Préparation du fichier des paiements directs

OBJECTIF

La préparation du fichier des paiements directs permet de préparer le fichier qui sera traité par l’institution financière, et de prélever le montant des paiements.

Un déboursé individuel sera créé afin de faciliter la conciliation bancaire. Le déboursé sera crédité dans le compte de banque et débité dans le compte de banque pour les paiements directs.

Le déboursé créé est automatiquement considéré comme imprimé et le numéro du chèque est la date de création du fichier. Le chèque est généré sous le fournisseur spécifié dans les Configurations générales.

Cette option crée une confirmation de paiement, qui sera expédiée au fournisseur selon le mode de confirmation déterminé dans la Gestion des fournisseurs, onglet Paiement direct.

PRÉREQUIS

L’option Paiement direct fournisseur doit être installée.
Avoir un compte de banque pour les déboursés paiements directs, spécifié dans les configurations.
La configuration des paiements directs doit être complétée.
Un déboursé doit avoir été fait pour un fournisseur dont la configuration du mode de paiement est V-Virement dans la Gestion des fournisseurs.
La confirmation de paiement doit avoir été imprimée à l’aide de l’option Impression des chèques, en sélectionnant la fonctionnalité Imprimer les paiements directs dans le champ Action.

Étapes

maestro* > Achats et approvisionnements > Achats et approvisionnements > Paiements > Prép. du fichier des paiements directs

Préparer le fichier des paiements directs

Choisir un Compte de banque défini pour les paiements directs.
Entrer une Date paiement.

Cette date sera inscrite sur la confirmation de paiement. Maestro* affiche seulement les paiements dont la date de déboursé est égale ou inférieure à la date sélectionnée.

Si dans la Gestion des comptes de banque le Format 1464 multi-date est à Oui le fichier sera généré avec la date du déboursé. Si le Format 1464 multi-date est à Non, le fichier sera généré avec la date du dépôt.

Sélectionner le type de Date de renversement à utiliser, soit la Date du déboursé ou la Date de paiement.

Si une écriture de renversement doit être effectuée du compte de banque "temporaire" au compte de banque "réel", il est possible d'effectuer cette écriture à la date du paiement plutôt qu'à la date du déboursé en choisissant la valeur Date de paiement. Ceci peut être particulièrement utile si la préparation du fichier des paiements directs contient des déboursés qui ont été générés dans une période financière qui a été fermée depuis.

Cliquer sur Accepter.
Sélectionner les transactions à traiter en cochant la colonne Sélection.

Il est possible de cocher l’ensemble des transactions en utilisant l’icône Sélectionner tout.

Il est possible de modifier le texte servant à la confirmation du paiement par courriel en cliquant sur l’icône Éditer la confirmation de paiement par email.

Cliquer sur Appliquer.

À cette étape, un fichier est créé et sauvegardé en fonction des paramètres de l’onglet Paiements directs des Configurations diverses.

Si aucun emplacement n’est entré, maestro* sauvegarde, par défaut, les fichiers de paiement direct dans le répertoire Documents de l’utilisateur. Ce répertoire est accessible par l’explorateur Windows, et peut se retrouver, par exemple, dans la section Bibliothèques ou Mes Documents

Maestro* crée le fichier et affiche le message suivant à l’écran : « Le fichier est maintenant prêt et il attend sous le répertoire : Nom emplacement ».

En répondant OK au message, maestro* affiche la confirmation de paiement dans le visualiseur de rapports. En répondant par Ouvrir l’emplacement, maestro* ouvre une fenêtre et affiche l’emplacement où le fichier de paiement direct a été enregistré et affiche en arrière-plan le formulaire de confirmation de paiement.

Si deux fichiers sont créés la même journée, maestro* ne conserve que le dernier fichier créé. Le fichier n’est pas cumulatif.

Cet avertissement ne s’applique pas à la Banque Laurentienne. Pour la Banque Laurentienne, le nom du fichier est identifié selon la syntaxe suivante : les 4 premiers caractères du numéro d’émetteur suivi de 4 chiffres représentant le numéro de création.

Pour la Banque Nationale, le fichier créé est compressé en format .ZIP. Le nom est identifié selon la syntaxe suivante : TF03800 suivi du numéro d’émetteur .zip.

Voir aussi

Dernière modification : 20 décembre 2024